Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13/08/2026

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs de la plateforme VoLog (ci-après « la Plateforme ») sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD et à la loi Informatique et Libertés.

Elle complète les mentions légales et les Conditions Générales d’Utilisation accessibles à l’adresse suivante : https://volog.app/legal/conditions-generales

ARTICLE 1 - PRÉAMBULE

Une donnée personnelle désigne toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique (ex. : adresse email, adresse IP, identifiant de compte).

La présente politique a pour but d’informer les utilisateurs :

  • sur les données personnelles collectées ;
  • sur les finalités et la base légale des traitements ;
  • sur les destinataires des données ;
  • sur leurs droits ;
  • sur la politique de la Plateforme en matière de cookies.

ARTICLE 2 - PRINCIPES APPLICABLES AU TRAITEMENT DES DONNÉES

Conformément à l’article 5 du RGPD, les données personnelles sont :

  • traitées de manière licite, loyale et transparente ;
  • collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
  • adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
  • exactes et mises à jour si nécessaire ;
  • conservées pendant une durée limitée ;
  • protégées par des mesures de sécurité appropriées.

Le traitement n’est licite que s’il repose sur au moins une des bases suivantes :

  • le consentement de l’utilisateur ;
  • l’exécution d’un contrat ;
  • une obligation légale ;
  • l’intérêt légitime du responsable du traitement.

ARTICLE 3 - DONNÉES COLLECTÉES ET TRAITÉES

Article 3.1 - Données collectées

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, les données suivantes peuvent être collectées :

Données d’identification

  • Adresse email
  • Nom d’utilisateur
  • Mot de passe (chiffré)
  • Identifiants issus de services tiers (Google, Discord)

Données d’utilisation

  • Campagnes, Sessions, notes, personnages et préférences créés par l’utilisateur
  • Contenus textuels, images, documents ou fichiers audio transmis par l’utilisateur, ainsi que pistes vocales, transcriptions et passages attribués issus d’une capture audio Discord ; les audios importés restent soumis à la confirmation d’information et d’autorisation des participants
  • Contenus rendus publics volontairement via le partage public d’une campagne ou d’une Session

Données techniques

  • Adresse IP
  • Logs de connexion
  • Données de navigation
  • Type de navigateur et appareil
  • Données de navigation anonymisées utilisées pour une mesure d’audience minimale

Données de facturation

  • Abonnements, crédits, factures
  • Historique des paiements

(Les données bancaires ne sont jamais stockées par VoLog)

Article 3.2 - Finalités du traitement

Les données personnelles sont collectées pour les finalités suivantes :

  • création et gestion des comptes utilisateurs ;
  • fourniture des fonctionnalités de la Plateforme, notamment la capture audio Discord, sa transcription automatique offerte et sa restitution au propriétaire désigné de la partie, ainsi que l’import audio, la transcription et la génération de contenus à la demande de l’utilisateur (exécution du contrat et intérêt légitime à fournir le service demandé) ;
  • sauvegarde, organisation et restitution des contenus (exécution du contrat) ;
  • gestion des abonnements, paiements et crédits (exécution du contrat et obligations légales de facturation) ;
  • sécurité et prévention des abus (intérêt légitime) ;
  • support utilisateur et communications liées au service (exécution du contrat) ;
  • amélioration continue de la Plateforme (intérêt légitime, dans le respect des contenus privés) ;
  • mesure d’audience minimale et anonymisée afin d’améliorer l’expérience utilisateur (intérêt légitime).

Article 3.3 - Mode de collecte

Certaines données sont collectées automatiquement lors de la navigation :

  • adresse IP ;
  • données de session et de sécurité ;
  • journaux techniques ;
  • données de navigation anonymisées à des fins de mesure d’audience minimale.

D’autres données sont collectées lorsque l’utilisateur :

  • crée un compte ;
  • lance ou rejoint une partie enregistrée par le bot Discord, sans qu’un compte VoLog soit créé ou imposé ;
  • saisit, importe ou génère des contenus ;
  • souscrit à un abonnement ou achète des crédits ;
  • utilise les fonctionnalités de partage public ou de recherche ;
  • navigue sur les pages publiques ou privées de la Plateforme.

Article 3.4 - Durée de conservation

Les données sont conservées :

  • tant que le compte utilisateur est actif ;
  • jusqu’à suppression du compte par l’utilisateur ;
  • puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable.

Certaines données sont conservées plus longtemps pour répondre à des obligations légales ou à des règles de conservation spécifiques :

  • données de facturation : 10 ans ;
  • journaux techniques et de sécurité : 12 mois maximum ; fichiers audio Discord et audios importés : en cas d’échec temporaire, jusqu’à cinq tentatives de transcription, immédiatement, puis 2 minutes, 30 minutes, 1 heure et 2 heures après la première ; la cinquième démarre à 2 heures et peut durer jusqu’au délai maximal du prestataire ; la suppression intervient seulement après une transcription complète ou partielle exploitable, ou après l’échec terminal ; tout échec d’effacement est retenté sans relancer la transcription ;
  • transcription rattachée à un compte : sans limite de durée automatique, jusqu’à sa suppression par l’utilisateur ; transcription Discord orpheline jamais réclamée : jusqu’à 12 mois ; passages attribués à un participant : demande de retrait par email à contact@volog.app, sans compte VoLog, examinée manuellement au cas par cas ;
  • Responses OpenAI conservées avec le consentement distinct de l’utilisateur : conservation par le fournisseur actuellement d’au moins 30 jours, avec demande de suppression au retrait du consentement ; les opérations en arrière-plan conservent uniquement le stockage technique nécessaire à leur récupération, puis VoLog demande leur suppression après persistance locale terminale.

Article 3.5 - Hébergement et sous-traitants

La Plateforme est hébergée par des prestataires professionnels répondant aux exigences de sécurité et de conformité RGPD.

Les données peuvent être transmises à des sous-traitants nécessaires au fonctionnement du service ou aux finalités décrites dans la présente politique, notamment :

  • hébergement et infrastructure ;
  • prestataire de paiement (Stripe) ;
  • services d’envoi d’emails transactionnels ;
  • Mistral AI, pour la transcription automatique de l’audio Discord via l’endpoint régional UE api.eu.mistral.ai ; le mode sans conservation fournisseur ZDR a été confirmé actif le 13 août 2026 ;
  • OpenAI, pour la transcription des audios importés et les autres opérations assistées ; le mode ZDR a été confirmé actif le 13 août 2026 pour les requêtes compatibles ; le contenu nécessaire reste transmis avec un identifiant technique pseudonymisé, la conservation diagnostique des Responses immédiates ou diffusées en continu est désactivée par défaut, et les règles spécifiques de stockage des Responses décrites ci-dessus continuent de s’appliquer ;
  • service de mesure d’audience respectueux de la vie privée.

Ces prestataires agissent uniquement sur instruction de VoLog.

Article 3.6 - Transferts hors Union européenne

L’utilisation de certains services tiers intégrés à la Plateforme peut impliquer des transferts de données vers des pays situés en dehors de l’Union européenne.

Le cas échéant, ces transferts sont encadrés par les mécanismes juridiques prévus par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Article 3.7 - Traitements automatisés

Certaines fonctionnalités de la Plateforme reposent sur des traitements automatisés destinés à organiser, reformuler ou rechercher les contenus fournis par l’utilisateur.

Pour Discord, la transcription démarre automatiquement après le lancement de la capture. Le message public informe les participants, conserve l’opt-out individuel pour la suite et désigne le propriétaire auquel la transcription est rendue accessible. Le bot n’impose et ne crée aucun compte VoLog. Chaque participant peut demander le retrait de passages déjà transcrits par email à contact@volog.app ; la demande est examinée manuellement, au cas par cas.

Les autres traitements sont déclenchés à la demande de l’utilisateur ou lorsqu’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement des fonctionnalités concernées. Les fichiers audio importés nécessitent une confirmation préalable indiquant que les participants enregistrés ont été informés et que l’utilisateur dispose de l’autorisation nécessaire. Les données API ne servent pas à entraîner ou améliorer les modèles. La conservation diagnostique optionnelle des Responses OpenAI est séparée des autres consentements, révocable dans Mon compte > Confidentialité, et n’affecte pas le stockage technique obligatoire des traitements en arrière-plan pendant leur récupération.

Ces traitements :

  • n’ont pas pour objet de produire des effets juridiques à l’égard de l’utilisateur ;
  • ne constituent pas une prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD.

ARTICLE 4 - RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est l’EURL FOOBAR, éditrice de VoLog, dont le siège social est situé au 19 rue Louis David, 62280 Saint-Martin-Boulogne, France.
Site web : https://volog.app
contact@volog.app

VoLog n’est pas tenu de désigner un délégué à la protection des données (DPO).

ARTICLE 5 - DROITS DES UTILISATEURS

Conformément au RGPD, l’utilisateur dispose des droits suivants :

  • droit d’accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit à l’effacement ;
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit d’opposition ;
  • droit à la portabilité ;
  • droit de déterminer le sort de ses données après sa mort ;
  • droit de saisir l’autorité de contrôle compétente (CNIL).

Les droits peuvent être exercés par email à : contact@volog.app

Un participant dont la voix a été captée sur Discord peut demander le retrait de passages déjà transcrits à la même adresse sans créer de compte VoLog. VoLog répond dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; VoLog informe alors le demandeur du report et de ses motifs dans le premier mois. Seules les informations nécessaires pour retrouver la partie et les passages sont demandées ; une preuve supplémentaire d’identité n’est sollicitée qu’en cas de doute raisonnable.

Lorsque l’utilisateur utilise un service tiers d’authentification (par exemple Google ou Discord), certaines données associées peuvent également être gérées depuis le compte tiers concerné.

ARTICLE 6 - COOKIES

VoLog utilise uniquement les cookies techniques nécessaires à la connexion, à la sécurité, au maintien de la session et aux fonctions en temps réel.

VoLog utilise Umami pour mesurer une audience agrégée sans déposer de cookie. Ces statistiques ne servent ni à la publicité ciblée ni au suivi entre sites. Le cookie technique d’affiliation volog_aff conserve pendant 30 jours le partenaire à l’origine de la visite afin d’attribuer l’avantage ou la commission prévus par le programme. Il n’est pas utilisé à des fins publicitaires et n’est pas transmis à Umami.

L’utilisateur peut configurer son navigateur pour limiter certains cookies techniques, sous réserve d’une dégradation éventuelle du service.

ARTICLE 7 - MODIFICATION DE LA POLITIQUE

VoLog se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment afin d’assurer sa conformité avec la législation en vigueur.

Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page.